Dlaczego nie da się zrobić eventu „na jutro”? – czyli ile trwa przygotowanie wydarzenia
Opublikowano: 23 czerwca, 2025
Spis treści
Dlaczego nie da się zrobić eventu „na jutro”? – czyli ile trwa przygotowanie wydarzenia
Wydarzenia firmowe, plenerowe pikniki, koncerty, jubileusze – bez względu na skalę czy charakter eventu, każda udana realizacja ma jedną wspólną cechę: została dobrze zaplanowana. I choć wiele osób ma świetne pomysły i entuzjazm, to często nie zdajemy sobie sprawy, ile czasu naprawdę potrzeba, by od pomysłu przejść do profesjonalnej realizacji.
W świecie eventów czas to nie tylko pieniądz – to również bezpieczeństwo, jakość, logistyka, prawo i doświadczenie uczestnika. Organizacja wydarzenia „z dnia na dzień” to mit, który warto rozwiać raz na zawsze. Nie chodzi o to, że się nie da, ale o to, co w takim „da się” tracimy – i jaką cenę płacimy za pośpiech.
W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak wygląda proces tworzenia wydarzenia od podstaw, jak długo trwają poszczególne etapy oraz co może pójść nie tak, jeśli skrócimy je o połowę (lub więcej). Na końcu znajdziesz konkretne przykłady harmonogramów dla różnych typów eventów – od spotkania firmowego po imprezę masową – które pomogą Ci lepiej zaplanować swój własny projekt.
1. Od briefu do koncepcji – pierwsze 48 godzin
Zebranie informacji Pomysł klienta to dopiero początek. Nawet jeśli hasłem przewodnim jest „luźny networking przy piwie”, my musimy wiedzieć:
Research lokalizacji Śląsk kusi postindustrialnymi halami i urokliwymi terenami zielonymi, ale nie każde miejsce jest wolne w dowolnym terminie. Sprawdzenie dostępności, dojazdu, infrastruktury sanitarnej i mocy przyłączeniowej zajmuje czas. Zwykle potrzebujemy minimum dwóch dni roboczych, aby zebrać odpowiedzi od najbardziej sensownych obiektów.
Wstępna kalkulacja Koszty wynajmu, cateringu, sceny, artystów czy ochrony rosną praktycznie z miesiąca na miesiąc. Brak choćby wstępnej kalkulacji sprawia, że klient może nieświadomie przenieść się poza swój budżet o kilkadziesiąt tysięcy złotych. Dlatego szybki costing jest obowiązkowy na starcie.
Wniosek: już sam etap koncepcyjny „zjada” średnio 2–3 dni, zanim będziemy w stanie przedstawić pierwszą realistyczną propozycję.
2. Rezerwacje i podpisy – 1 do 3 tygodni
Umowa z obiektem Formalności rządzą się konkretnymi terminami płatności zaliczek i udzielenia wymaganych dokumentów. W popularnych lokalizacjach (zabytkowe kopalnie, sale koncertowe, hale sportowe) wolne terminy wyprzedają się na 6–18 miesięcy przed wydarzeniem. Nawet skromna sala konferencyjna w Katowicach potrafi mieć grafiki zapchane na pół roku.
Kluczowi podwykonawcy
Catering potrzebuje aprowizacji, testów menu i logistyki (dojazd, parkowanie, dostęp do kuchni).
Technika (nagłośnienie, oświetlenie, scena, LED) wymaga specyfikacji i projektu riggingu – tutaj nikt nie przyjedzie „w ciemno”.
Artyści / prelegenci mają swoje kalendarze i najczęściej przyjmują zlecenia z minimum kilkutygodniowym wyprzedzeniem.
Zgody urzędowe
Zgłoszenie imprezy masowej (powyżej 300 osób w plenerze lub 500 w obiekcie zamkniętym) to co najmniej 30 dni przed datą wydarzenia.
Pozwolenie na zajęcie pasa drogowego (np. sceny na rynku w Gliwicach) – zwykle 14 dni wcześniej.
Opłaty ZAiKS, STOART i inne organizacje zbiorowego zarządzania prawami autorskimi muszą otrzymać dokumenty jeszcze przed imprezą, by wycenić należności.
Wniosek: nawet przy błyskawicznej pracy wszystkich stron rezerwacje i podpisy rzadko zamkną się szybciej niż 7 dni, a częściej trwają 2–3 tygodnie.
3. Produkcja i kreacja – 3 do 10 tygodni
Scenografia i branding Druk wielkoformatowy (bannery 10 × 4 m, pylony, stage backdrops) wymaga projektów graficznych, akceptacji, a potem fizycznej produkcji. Lokalna drukarnia w Chorzowie czasem uratuje ekspresowy termin, ale przy skomplikowanych konstrukcjach (np. mapping 3D na wieży ciśnień) potrzebujemy 4–6 tygodni.
Agenda i kontent Program wydarzenia, scenariusze wejść na scenę, kolejność paneli dyskusyjnych czy setlisty zespołów powstają równolegle z pracą marketingu. Jeżeli planujesz prelegentów zagranicznych, musimy doliczyć tłumaczenie symultaniczne, co wciąga kolejnych specjalistów i sprzęt.
Kampania promocyjna Nawet gdy event jest w 100% zamknięty (np. wewnętrzny kongres firmy z Żor), uczestnicy muszą dostać zaproszenia, potwierdzić obecność, wybrać warsztaty. System RSVP, landing page, social media i mailingi – to nie dzieje się z dnia na dzień. Standardowy mailing serii save the date → registration open → last call to minimum 4–5 tygodni komunikacji.
Logistyka i BHP
Transport sprzętu na Śląsku bywa kłopotliwy w godzinach szczytu (DK79 i A4 potrafią stanąć).
Plan ewakuacji, zabezpieczenia PPOŻ oraz współpraca ze strażą pożarną potrzebują zatwierdzenia – czasem wizji lokalnej.
COVID-19 czy inne wymogi sanitarne (aktualnie mniej restrykcyjne, ale wciąż obowiązują procedury dla food trucków).
Wniosek: faza produkcji rzadko mieści się poniżej miesiąca. Dla większych imprez to nawet 2–3 miesiące intensywnej współpracy zespołów.
4. Finał – tydzień wydarzenia
Ramp-up techniczny W hali widowiskowej w Zabrzu wjazd sceny zaczyna się nierzadko 48–72 godziny przed otwarciem bram. Testy dźwięku (sound-check) i światła (focus) bywają kilkugodzinne.
Szkolenie wolontariuszy i staffu Nawet przy 50 uczestnikach potrzebujesz rejestracji, infopointu i koordynacji. Każda osoba musi znać procedury ewakuacji i podstawowe informacje o rozpiskach.
Próby generalne Jeżeli pracujemy z prelegentami, zespół wideo i realizatorzy muszą zsynchronizować slajdy, filmy, światło, muzykę i efekty specjalne. Jedna „jazda próbna” nie wystarcza, jeśli w programie trafia się mapping, pokaz laserowy czy fire show.
Plan B Śląska pogoda bywa kapryśna; czerwcowe burze potrafią zalać plener w Pszczynie w pół godziny. Dlatego opracowujemy warianty pogodowe, tworzymy dodatkowe talie namiotów, zastępczą scenę albo przenosimy lżejsze aktywności do wnętrza pobliskiego muzeum.
500 osób – piknik rodzinny na terenie Sztolni Królowa Luiza
8–10 tygodni
Zgłoszenie imprezy masowej, budowa stref aktywności, kampania -50% early-bird
5000 osób – koncert plenerowy „Śląski Wiatr” w Katowicach
5–6 miesięcy
Booking headlinera, pozwolenia drogowe i hałasowe, sponsorzy oraz emisja spotów w radiu i TV
„Ale my chcemy tylko małe spotkanie integracyjne!”
Rozumiemy. Nawet najskromniejszy event potrzebuje jednak:
pewnej, legalnej lokalizacji,
umów z podwykonawcami,
planu bezpieczeństwa,
komunikacji z uczestnikami,
minimum jednej próby organizacyjnej.
Dlatego „na jutro” możemy co najwyżej zarezerwować stolik w restauracji, zamówić pizzę i postawić Bluetooth-a z playlistą Spotify. Czy to nadal event? W potocznym rozumieniu tak, ale nie w kategoriach profesjonalnej produkcji, która chroni Twój wizerunek (i portfel) przed niepotrzebnym ryzykiem.
Elastyczność terminu – przesunięcie o tydzień często otwiera kalendarze obiektów.
Gotowy koncept – im dokładniejszy brief, tym mniej iteracji ofertowych.
Decyzyjność – jednoosobowa akceptacja po stronie klienta skraca proces nawet o 30 %.
Modułowa scenografia – wykorzystanie naszych magazynowych elementów (np. beMatrix) zamiast customowej zabudowy.
Lokalni partnerzy – dzięki śląskim podwykonawcom unikamy długich dojazdów sprzętu z Warszawy czy Krakowa.
Podsumowanie. Dlaczego nie da się zrobić eventu „na jutro”? – czyli trwa przygotowanie wydarzenia
Gdy następnym razem wpadnie Ci do głowy myśl: „A może zrobimy to już jutro?”, przypomnij sobie ten artykuł. Profesjonalny event jest jak dobrze wyreżyserowany spektakl – słyszysz jedynie brawa i widzisz światła sceny, ale za kurtyną pracuje sztab ludzi, sprzętu i procedur. Dobra wiadomość? Z wyprzedzeniem jesteśmy w stanie zorganizować prawie wszystko: od kameralnego spotkania w kopalni Guido po ogromny koncert na Korfantego. Potrzebujemy tylko jednego: czasu – Twojego i naszego wspólnego sojusznika na drodze do niezapomnianych wrażeń.
